Eiropas Savienības līdzfinansēto projektu dokumentācijas vadības piemērs
Tālāk aprakstītais konkrētais ES projektu procesu un dokumentu vadības piemērs attēlo tikai vienu no vadības problēmu risinājumu modeļiem un ir domāts priekšstata radīšanai par Workflow funkcionālām iespējām.
Problēma: Klientam ir nepieciešama pārskatāma sistēma visai dokumentu apritei, kas saistīta ar Eiropas Savienības projektu "dzīves" gaitu - iesniegšanu, izvērtēšanu, ieviešanu, uzraudzību un citiem procesiem.
Risinājums: Lai varētu aprakstīt visu gaitu, tika izveidotas vairāk nekā 20 dažādi reģistri ar 20 reģistrācijas kartiņu veidiem (projekta iniciēšana, sagatavošana, ieviešana, iepirkums utt.). Reģistru un kartiņu sistēma tika izveidota tā lai lietotājam ir iespēja sasaistīt vairākus procesus un projektus kopā. Tādā veidā atverot viena konkrēta projekta reģistra kartiņu ir iespējams iegūt informāciju par šī projekta „gaitām” citos procesos.
Tālāk piemērā, vienkāršības nolūkos, tiek demonstrēts tikai viens no 20 reģistriem - ES projektu iepirkuma reģistrācijas process.
Projekta iepirkuma procesa uzskaitei tika izveidota reģistrācijas kartiņa „Phare Projekta iepirkums", kur kartiņa sastāv no desmit lapām un lapu skaits redzams kartiņas labajā malā. Projektu saistošā informācija tiek attēlota sākot ar 1. - iepirkumu komisijas datu un 2. - iepirkumu dokumentācijas datu lapām, un noslēdzas ar 10. - iepirkumu līgumu reģistra lapu. Astotā lapa piemēram satur Phare projekta ietvaros veiktās sarakstes uzskaiti .
Visu kartiņās attēloto informāciju ir iespējams izdrukāt arī pārbaudes formu sagatavēs , automātisko atskaišu ģenerēšanai.
Visas darbības šajā procesā notiek saskaņā ar likumdošanu un normatīvo aktu noteikto scenāriju -maršrutau, tādējādi administrātoram katrā procesa etapā tiek piedāvāta iespēja vizuāli kontrolēt procesu .
Sistēmā WorkFlow ir iespējams meklējot konkrētu dokumentu, noskaidrot kur tas atrodas dotajā brīdi (elektroniski), cik ilgi kurā nodaļā tika apstrādāts un vai nav nokavēts apstrādes termiņš.
Projekta izmaksas: 30000-100000.-Ls (atkarībā no prasību specifikācijas)
Projekta realizācija: 6-12 mēneši
Projekta rezultāts: Ir izveidota caurskatāma ES projektu uzskaites un kontroles sistēma, kas ļauj tā lietotājiem veikt ērtus analīžu un atskaišu darbus.
Projekta iepirkuma komisijas datu lapa
|
