|
Pasūtījumu vadības piemērs
Problēma: Klientam ir nepieciešama pārskatāma sistēma visu struktūrvienību pasūtījumu pieņemšanas un izpildes kontrolei, operatīvai pieņemto un izpildīto pasūtījumu meklēšanai, uzskaitei, uzraudzībai un citiem procesiem, kas ļauj kontrolēt un analizēt struktūrvienību darbinieku noslodzi, pasūtījumu izpildes termiņu ievērošanu.
Risinājums: Tika izveidota organizācijas darbu un dokumentu aprites un administrēšanas sistēma septiņu dažādu veidu pasūtījumu reģistrēšanai, t.i. sistēmas WorkFlow izstrādes ietvaros tika izveidotas vairākas reģistrācijas kartiņas, katras nodaļas konkrēta pasūtījuma veidam. Katram pasūtījumu veidam izveidotas attiecīgas e-dokumentu kategorijas un darba plūsmu shēmas, kas nosaka stingru pasūtījuma izpildes kārtību un atbildību par pasūtījumu izpildi.
Projekta izmaksas: 700 – 3500Ls (atkarībā no prasību specifikācijas)
Projekta realizācija: 2-4 mēneši.
Projekta rezultāts: Ir izveidota organizācijas pasūtīju vadības un kontroles sistēma ar konkrētiem un caurskatāmiem atbildības līmeņiem.
Citus piemērus vai papildus informāciju par WorkFow izmantošanu var iegūt pa tel.7555554 vai piesakoties uz bezmaksas demonstrāciju, aizpildot anketu šeit.
Tālāk piemērā ir apskatāms tikai vienas nodaļas pasūtījumu reģistrs - Inženieru nodaļas pasūtījumu reģistrs. Reģistrācijas kartiņa „Inženieru nodaļas pasūtījums” sastāv no 1 lapas, tajā tiek ievadīta svarīgākā informācija par saņemto pasūtījumu. Reģistrācijas kartiņas laukiem ir definētas aizpildīšanas tiesības, t.i. katrs darbinieks (nodaļa) var aizpildīt tikai viņam pieejamos laukus. Pieejamie lauki ir aktīvi (baltā krāsā), bet lauki, kurus aizpildīt vai koriģēt konkrētam darbiniekam nav atļauts ir pieejami skatīšanās režīmā (pelēkā krāsā)
Pasūtījumu reģistrācijas kartiņa:
Šajā reģistrācijas kartiņā tiek fiksēti visas pasūtījuma izpildes procesa svarīgākās darbības, t.i. kartiņa ir sadalīta sešās daļās:
· Pasūtījuma pieņemšana
· Rēķina izrakstīšana
· Apmaksas kontrole
· Pasūtījuma izpilde
· Pārbaude
· Atdošana klientam.
Pasūtījuma pieņemšana
Pasūtījumu pieņem Inženieru nodaļā un aizpilda nepieciešamos laukus:
Iesniegšanas datums
reģistrācijas kārtas Nr. (ģenerējās automātiski) |
Nodaļas atbildīgās personas iniciāļi |
Reģ. nr. -. Lauks sastāv no trim daļām
Pasūtītājs – (ja pasūtītājs nav datubāzē, tad to iereģistrē ar „+” pogu)
Objekta adrese - (ielas nosaukums)
Nr. - (mājas adrese), Kad.nr.
Darba veids
Trases garums (m)
Komentāri
Summa (Ls bez PVN)
PVN - (nospiežot blakus esošo pogu, automātiski tiek aprēķināta PVN no ievadītās summas)Kopsumma ar PVN - (nospiežot blakus esošo pogu, automātiski tiek aprēķināta Kopsumma)
Kad visi lauki ir aizpildīti, kartiņu tālāk nosūta Rēķina izrakstīšanai uz kasierei.
Rēķina izrakstīšana
Rēķinu izraksta kasiere, pamatojoties uz saņemto informāciju. Izrakstot rēķinu papildus aizpilda nepieciešamos laukus:
Pasūtītāja rekvizīti - (ja nav datubāzē, tad to iereģistrē nospiežot „+” pogu; ja vienreiz jau ir ievadīti datu bāzē – norādot pasūtītāju – aizpildīsies automātiski)
Līguma Nr. - (ja tāds ir, tad to norāda nodaļas darbinieks vai kasiere – ja ir zināms Nr.)
Apmaksas veids - (priekšapmaksa/ pēcapmaksa/ ar pārskaitījumu/ skaidrā naudā)
Kopējā summa
Avansa m./ Kvīts Nr.
Rēķina datums – (Avansa maksājumam vai Kvīts Nr.)
Avansa summa
Rēķina Nr. – (aizpilda tikai pēc pilnīgas apmaksas)
Rēķina datums – (gala rēķinam)
Atlikuma summa – (aizpilda, ja rēķins tiek sadalīts uz vairākiem maksājumiem)
Apmaksu kontrole
Apmaksu kontrolē grāmatvede, aizpildot reģistrācijas kartiņas laukus:
Datums (Priekšapmaksai)
Datums (Atlikuma summas apmaksai)
Apmaksāts (Jā/ Nē/Anulēts)
Ja rēķins netiek apmaksāts 30 dienu laikā to anulē un nosūta uz mapi – Anulētie rēķini. Kad rēķins ir apmaksāts, tad kartiņu nosūta kasierei, kura sagatavo gala rēķinu un pārsūta kartiņu uz izpildi Inženieru nodaļai.
Izpilde
Izpildot pasūtījumu Inženieru nodaļas darbinieks aizpilda reģistrācijas kartiņas laukus:
Pasūtītāja paziņojums (datums)
Atvērta tranšeja (datums)
Mērnieks (izvēlas vai ieraksta jaunu darbinieku + darbu sākšanas datumu)
Nodošanas akta Nr.
Izrakstīšanas datums
Pēc pasūtījuma izpildes to nosūta pārbaudei, fiksējot pārbaudē nodošanas datumu.
Pārbaude
Informāciju par pasūtījuma nodošanu pārbaudē un saņemšanu no tās fiksē Inženieru nodaļas darbinieks.
Pārbaudē nodots (datums, kad atdots pārbaudei)
Saņemšanas datums (datums, kad saņemts no pārbaudes)
Atdošana klientam
Kad pasūtījums ir pilnībā izpildīts, tad aizpilda reģistrācijas kartiņas laukus:
Saskaņots PAD Inž.nod. (datums)
Pasūt.Izpildes termiņš (datums)
Atzinums
Atdots klientam (datums)
Pēc pasūtījuma izpildes un reģistrācijas kartiņas lauku aizpildes kartiņu nosūta uz Arhīvu.
Pasūtījuma kustības shēma
Pasūtījuma izpildes procesi notiek pēc stingri noteiktās maršruta shēmas:
Pasūtījuma pieņemšana (Inženieru nodaļa) – pieņem un reģistrē pasūtījumu, nosūta kasierei, rēķina izrakstīšanai.
Rēķina izrakstīšana (kasiere) – pamatojoties uz saņemto informāciju, izraksta rēķinu, atdod pasūtītājam rēķina eksemplāru un reģistrācijas kartiņu nosūta uz Grāmatvedību, apmaksas kontrolei.
Apmaksas kontrole (grāmatvedība) – saņemot bankas konta izdrukas salīdzina apmaksas informāciju ar pasūtījumu reģistru, ievada informāciju par apmaksu. Ja rēķins tiek apmaksāts noteiktajā termiņā, reģistrācijas kartiņu nosūta kasierei, gala rēķina sagatavošanai. Ja priekšapmaksas rēķins netiek apmaksāts 30 dienu laikā to nosūta uz mapi anulētie rēķini”.
Anulētie rēķini (grāmatvedība) – anulēto rēķinu glabāšanas vieta
Rēķina izrakstīšana (kasiere) - sagatavo gala rēķinu un pārsūta reģistrācijas kartiņu uz izpildi.
Pasūtījuma izpilde – Nodaļa izpilda un izsniedz tikai iepriekšapmaksātos pasūtījumus. Pēc pasūtījuma izpildes un nodošanas pasūtītājam, reģistrācijas kartiņu nosūta uz arhīvu.
Arhīvs – izpildīto pasūtījumu glabāšanas vietu.
Atskaites
Atskaites tiek veidotas par katras nodaļas darbiem atsevišķi, un pieejami tikai konkrētās nodaļas darbiniekiem un uzņēmuma sekretārei.
Katrs sistēmas lietotājs var sistēmā nospiest atskaišu palaišanas pogu un no saraksta izvēlēties nepieciešamo atskaiti (ja pieejamas vairākas).
Atskaiti ir iespējams izdrukāt vai eksportēt izvēloties eksportējamā faila formātu:
 
|
|
|
