• Lietvedība
• Valsts programmu vadība
• Notikumu vadība
• Līgumu vadība
• Pasūtījumu vadība
• ES projektu dokumentācijas vadība
• Kvalitātes vadība
• Personālvadība
• Sēžu informācijas vadība
• Pašvaldībām
• Auditoru informatīvā sistēma

Lietvedības risinājums Pašvaldībām

Aprakstītais lietvedības kārtošanas piemērs attēlo tikai vienu no dokumentu reģistrācijas un uzskaites risinājumu modeļiem pašvaldībās un ir domāts priekšstata radīšanai par Workflow funkcionālām iespējām.

Problēma: Pašvaldībai ir nepieciešama pārskatāma sistēma visai ienākošo, izejošo un iekšējo dokumentu, t.sk. padomes sēdes protokolu un lēmumu apritei. Sistēmai jānodrošina dokumentu saņemšanas reģistrācija, elektronisko dokumentu pievienošana, izsūtīšana, izvērtēšana, operatīva meklēšana, uzskaite, uzraudzība un citi procesi.

Risinājums: Lai varētu uzlabot pašvaldības lietvedību tika izveidota sistēma ar iespēju reģistrēt dažādus dokumentu veidus: saņemtā dokumentācija, izejošā dokumentācija, rīkojumi, līgumi, nolikumi, noteikumi, statūti, protokoli, lēmumi, instrukcijas u.c. Visas izveidotas reģistrācijas formas, shēmas, struktūrvienības utt. var tikt mainītas, pielāgojot sistēmu citu pasūtītāju prasībām, vajadzībām.

Projekta izmaksas: 800-3000.-Ls (atkarībā no prasību specifikācijas)

Projekta realizācija: 1-6 mēneši

Projekta rezultāts: Ir izveidota universāla dokumentu uzskaites un kontroles sistēma, kas nodrošina visu pašvaldības organizācijas dokumentu uzskaiti.


Tālāk piemērā, vienkāršības nolūkos, tiek demonstrēts tikai viens no šiem reģistriem – Protokols.

Protokols

Reģistrācijas kartiņa „Protokols” sastāv no 2 lapām, tajā tiek ievadīta informācija par pašvaldības protokoliem.

Reģistrācijas kartiņā automātiski aizpildās tekošais dokumenta datums, bet ir iespēja izvēlēties arī citu datumu no kalendāra vai aizpildīt datumu ar roku. Dokumenta reģistrācijas numurs aizpildās automātiski pēc kārtas tekošais atverot jaunu reģistrācijas kartiņu.

Reģistrācijas kartiņas lauks „Protokola veids” dod iespēju izvēlēties vērtību no iepriekšdefinēta saraksta, tādā veidā sadalot reģistrētos protokolus grupās.
Piemērām, šajā pašvaldībā protokoli iedalās vairākās grupās:
1) Padomes sēdes protokols
2) Finanšu komitejas sēdes protokols
3) Izglītības un kultūras sēdes protokols
4) Sociālo jautājumu komiteja
5) Administratīvās komisijas sēdes protokols

Reģistrācijas kartiņā ir iespēja iedrukāt vai iekopēt apjomīgu tekstu laukā no citas datorprogrammas (piem., MS Word). Tā kā konkrētā pašvaldība sēdes protokolus sagatavo, izmantojot MS Word, teksts tiek iekopēts šajā laukā, kas vēlāk atvieglo konkrētā protokola meklēšanu pēc teksta fragmenta un lēmumu sagatavošanu.

Reģistrācijas kartiņas otrajā lapā ir ievietots daudzrindu teksta lauks, kurā nepieciešamības gadījumā var ievietot (ierakstīt) tekstu, komentārus utt..

Visu kartiņā attēloto informāciju ir iespējams izdrukāt.

Piemērs: Aizpildītā reģistrācijas kartiņa (protokola teksts paraugā mainīts):

Tiek eksportēta uz MS Word izdrukāšanai uz konkrētās pašvaldības institūcijas veidlapas:

Informācijas izdrukas forma var tikt mainīta, pielāgojot sistēmu konkrēta pasūtītāja prasībām, vajadzībām. Var izveidot arī vairākas formas.

Dokumentu pievienošana

Katram reģistrētajam dokumentam nepieciešamības gadījumā ir iespējams pievienot arī tā elektronisko kopiju, pielikumus arī skanētos dokumentus. Dokumenti var tikt ievietoti vienā kopējā mapē vai arī katram pievienojamo dokumentu veidam var izveidot savu mapīti.

Dokumentu apstrāde notiek pēc noteiktas shēmas:

Lietvede piereģistrē dokumentu, t.i. aizpilda reģistrācijas kartiņu, pievieno elektroniskā dokumenta failu, nosūta vadībai uz apstiprināšanu. Pēc dokumenta apstiprināšanas, citiem sistēmas lietotājiem ir iespēja apskatīties dokumentu, bet nav iespējas šo dokumentu rediģēt vai dzēst. Sistēma nodrošina arī iespēju izveidot no jau reģistrēta dokumenta jaunu.

Nepieciešamības gadījumā maršrutu shēmas var mainīt vai papildināt. Piemēram, sistēmas paplašināšanas gadījumā, ja dokumentu apritē tiks iesaistīti citu pašvaldības struktūrvienību darbinieki var papildināt sistēmu (maršruta shēmas) ar iespēju nosūtīt dokumentus katrai konkrētai struktūrvienībai.

Citus piemērus vai papildus informāciju par Workfow izmantošanu var iegūt pa tel.7555554 vai piesakoties uz bezmaksas demonstrāciju, aizpildot anketu.